Коли справа стосується службових відряджень, питання про добові витрати стає одним із найважливіших аспектів організації поїздки. Від коректного нарахування добових залежить як комфорт працівників, так і дотримання законодавства. Як же встановлюються ці норми?
В Україні добові норми визначаються відповідно до нормативних актів, затверджених урядом.
Мінімальні та максимальні ліміти, визначені урядом, мають юридичну силу і встановлюють рамки для коректного нарахування добових. Для працівників бюджетних установ та інших організацій є чіткі обмеження, що регулюють суми, які не підлягають оподаткуванню, а також умови, за яких ці витрати мають бути документально підтверджені.
Максимальні норми добових у 2025 році
Згідно з Податковим кодексом України та Постановою Кабінету Міністрів № 98, у 2025 році максимальний розмір добових для відряджень у межах України становить 800 гривень на день. Для відряджень за кордон ця сума не може перевищувати 80 євро на день. Для працівників бюджетних установ мінімальні добові можуть бути від 300 до 800 гривень залежно від виду установи. Встановлення сум добових нижче цього рівня може бути визнане порушенням трудового законодавства.
Ці обмеження важливі не лише для того, щоб уникнути юридичних порушень, а й для забезпечення справедливості у відшкодуванні витрат працівникам.
Як отримати добові?
Цей процес простий, але вимагає ретельності в документації та правильного оформлення звітності. Добові витрати нараховуються на підставі наказу про відрядження, виданого роботодавцем. У цьому документі зазначаються мета поїздки, її тривалість і маршрут. Працівник має отримати добові перед початком відрядження або після повернення, на підставі авансового звіту, який включає документально підтверджені витрати (квитки на транспорт, чеки за проживання тощо).
Ключові умови для отримання добових:
- наявність наказу про відрядження;
- підтвердження часу перебування у відрядженні (квитки, відмітки в документах);
- правильно заповнений авансовий звіт після повернення з відрядження;
- підтвердження витрат відповідними документами.
Важливо, щоб усі витрати були документально підтверджені, адже це дає змогу уникнути оподаткування витрат, що перевищують встановлені ліміти.
Чекліст для осіб які відповідальні за оформлення відряджень:
Для забезпечення правильного процесу організації відряджень та нарахування добових можна скористатись наступним покроковим алгоритмом.
До початку відрядження:
- Підготовка наказу про відрядження, в якому зазначаються мета, терміни та маршрут поїздки.
- Виділення авансу на добові, який має бути затверджений до початку відрядження. Це є частиною наказу.
Після завершення відрядження:
- Підготовка та подання авансового звіту: Працівник має подати авансовий звіт не пізніше ніж через 3 робочі дні після завершення відрядження. У звіті зазначаються всі фактичні витрати та надаються підтвердження (квитки, чеки, рахунки).
- У разі перевищення норм: Якщо витрати перевищують встановлені норми, бухгалтерія нараховує додаткові добові після перевірки звіту.
Контрольні точки процесу:
- Підготовка та затвердження наказу: Переконайтеся, що наказ містить всі необхідні реквізити, підписи та правильно вказані суму добових.
- Збір документів: Усі витрати, понесені під час відрядження, мають бути документально підтверджені. Це важливо для бухгалтерії та юридичних вимог.
- Перевірка звітності: Необхідно перевірити правильність заповнення авансового звіту, підтвердження витрат та відповідність витрат нормам.
- Нарахування добових: Після перевірки звітності і документів необхідно впевнитися, що нараховані добові відповідають встановленим нормам і законодавчим вимогам.
Отже, організація відряджень вимагає ретельного дотримання норм та правил, які стосуються звітів та документальних підтверджень, і це часто створює труднощі для компаній. Проте цей процес можна значно спростити, скориставшись послугами Hotels24.ua.