Компанія Hotels24 надає комплексні послуги з організації відряджень, забезпечуючи простий і зручний процес взаємодії. Нижче описано кожен етап, від підписання договору до отримання звітної документації.
Етап 1. Обговорення умов співпраці
Для початку ми визначаємо всі ключові аспекти майбутнього партнерства, аналізуємо ваші потреби та узгоджуємо деталі:
Послуги: які саме рішення вам потрібні — бронювання готелів, квитків, конференц-залів, комплексних відряджень тощо.
Форма оплати: зручний для вас спосіб розрахунків (авансовий платіж, оплата по факту здійснення бронювання, післяплата).
Звітна документація: визначаємо необхідний пакет звітних документів – рахунок, акт виконаних робіт, податкова накладна – та спосіб їх передачі: у паперовому вигляді поштою чи через електронний документообіг (сервіси Вчасно та MeDoc).
Ліміти на проживання: бюджетні обмеження для співробітників або окремих відряджень.
Особливості: врахування специфічних вимог, наприклад, політики компанії щодо подорожей, потреби у швидких змінах бронювань або інші важливі нюанси.
Цей етап закладає основу для подальшої взаємодії, забезпечуючи її зручність та ефективність для вашої компанії.
Етап 2: Підписання договору
Після узгодження всіх умов, наступним кроком є підписання договору, який фіксує всі домовленості в юридичній формі, забезпечуючи прозорість та захист інтересів обох сторін.
Ми пропонуємо свій шаблон договору, але завжди відкриті до розгляду правок зі сторони клієнта. Договір може бути підписаний як у паперовій формі, так і за допомогою електронного документообігу.
Етап 3: Знайомство з персональним менеджером
За кожним клієнтом закріплюється персональний менеджер, контакти якого надсилаються листом.
Як вам допоможе персональний менеджер?
- Підбере варіанти проживання згідно вашого запиту
- Надасть інформацію про всі додаткові послуги, які вас цікавлять
- Забронює той варіант, який найбільше відповідатиме вашим вимогам
- Сформує та відправить рахунок на оплату
- Після оплати надішле вам акт заселення, який підтверджує успішне бронювання
- За потреби внесе зміни в оформлене бронювання або здійснить ануляцію бронювання.
Етап 4: Передача заявок на бронювання
Прийом заявок на бронювання здійснюється через зручні для клієнта канали: телефон, електронна пошта, Viber, Telegram, WhatsApp.
При передачі заявки на бронювання важливо вказати:
- Дати та місце відрядження.
- Кількість учасників та їхні потреби.
- Додаткові послуги, які можуть знадобитися (квитки, конференц-зали тощо).
Менеджер оперативно опрацьовує запит, пропонує найкращі варіанти для вашого вибору та бронює обраний вами варіант.
Етап 5: Розрахунки
Усі фінансові розрахунки здійснюються у безготівковій формі. Це забезпечує прозорість операцій та спрощує управління витратами для клієнта. Проте якщо клієнту необхідно оплатити замовлення готівкою, він може це зробити безпосередньо в готелі при поселенні.
Етап 6: Надання звітної документації
Після завершення відрядження ми надаємо повний пакет звітної документації, необхідний для бухгалтера вашої компанії. Документи надсилаються через зручні сервіси електронного документообігу, такі як Вчасно чи M.E.Doc, або на поштову адресу вашої компанії.
Якщо клієнт оплачував готель готівкою при поселенні, то на етапі бронювання персональний менеджер попереджає адміністрацію готелю про необхідність підготувати звітні документи та надати їх клієнту.
Переваги партнерства з Hotels24
- Персональний підхід: закріплення менеджера за кожним клієнтом.
- Комплексна організація: бронювання готелів, квитків та інших послуг.
- Прозорість і зручність: розрахунки та звітність без зайвих клопотів.
- Гнучкість: зручний спосіб передачі заявок та отримання документів.
Організація відряджень з Hotels24 — це ефективність, надійність і комфорт на кожному етапі. Ми беремо всі організаційні питання на себе, щоб ви могли зосередитися на своїй роботі.