Закордонне відрядження — це звична справа для багатьох компаній. Але для бухгалтерії це не лише квитки й готелі, а й низка документів, облік витрат та правильне оподаткування. Розглянемо, як у 2025 році правильно оформити закордонне відрядження з точки зору українського законодавства.
1. Наказ про відрядження
Перший і обов’язковий документ, який повинен містити:
- ПІБ працівника;
- країну і місто відрядження;
- назву підприємства, на яке відряджається працівник;
- дати виїзду і повернення;
- мету поїздки;
- підставу (для закордонного відрядження обов’язковим є запрошення іноземної сторони та службова записка з обґрунтуванням необхідності поїздки).
2. Особливості закордонного відрядження для чоловіків
Виїзд чоловіка у відрядження за кордон можливий лише за дотримання певних умов: наявність офіційного наказу про відрядження, документів, що підтверджують відстрочку від мобілізації, або належність до категорії громадян, які не підлягають призову під час воєнного стану.
Необхідні документи для перетину кордону:
- паспорт громадянина України (внутрішній або закордонний);
- військово-обліковий документ із зазначеним VIN-кодом;
- довідка про відстрочку (для осіб, що мають право на відстрочку);
- наказ про відрядження, підписаний керівником підприємства;
- інші документи, що підтверджують право на виїзд (наприклад, довідка про бронювання).
Дані про бронювання повинні бути внесені до системи “Оберіг”.
Інспектори прикордонної служби можуть відмовляти у перетині кордону у разі відсутності документів або порушення правил.
3. Аванс на витрати у відрядженні
Перед відрядженням працівнику видається аванс на витрати (проїзд, проживання, добові тощо). Для цього оформлюється заява на аванс. Після повернення працівник має:
- подати авансовий звіт (до закінчення місяця, наступного за тим, у якому працівник завершує відрядження, відповідно до пп. 170.9.2 та 170.9.4 ПКУ);
- надати підтверджувальні документи (квитанції, чеки, рахунки-фактури, акти тощо).
Правильне оформлення авансового звіту — це не тільки запорука належного обліку, а й спосіб уникнути фінансових неприємностей.
4. Добові
Добові — це фіксована сума коштів, яку роботодавець виплачує працівникові на щоденні витрати під час службового відрядження (наприклад, харчування, місцевий транспорт, інші дрібні витрати).
Сума добових визначається внутрішнім положенням компанії (наприклад, Положенням про відрядження), тобто роботодавець самостійно встановлює їхній розмір. Однак важливо дотримуватись законодавчих обмежень, якщо компанія хоче, щоб добові не оподатковувалися.
Згідно з підпунктом 170.9.1 Податкового кодексу України, у 2025 році: максимальний необкладений податками розмір добових для закордонних відряджень — не більше 80 євро/день (еквівалент у гривні за курсом НБУ).
Якщо роботодавець виплатить більше цієї суми, надлишок обкладається податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) і військовим збором, як додаткове благо для працівника.
5. Підтверджувальні документи закордонного відрядження
Для обґрунтування витрат працівник має надати:
- проїзні документи (транспортні квитки, посадкові талони, багажні квитанції);
- рахунки за готель (інвойси, чеки, рахунки-фактури з печатками);
- акти надання послуг;
- квитанції за оплату візи, страхування, трансферу.
Сервіс Hotels24.ua забезпечує повний пакет документів для бухгалтерії: рахунки, акти надання послуг, а також податкові накладні – усе вчасно та в одному місці.
6. Облік витрат
У податковому обліку витрати визнаються, якщо:
- є підтверджувальні документи;
- витрати обґрунтовані та пов’язані з діяльністю підприємства;
- виконано всі внутрішні процедури.
7. Валютні операції та обмін
Якщо працівник отримує готівкову валюту, слід оформити ордер каси в іноземній валюті. Якщо витрати оплачено карткою — потрібні банківські виписки.
Офіційний курс НБУ на дату витрати — база для перерахунку в обліку. Тому важливо фіксувати дати платежів.
8. Податкові ризики та типові помилки
- немає наказу — немає витрат;
- немає підтвердження витрат — витрати не визнаються;
- добові понад норму не обліковані як доходи працівника — штраф;
- не подано авансовий звіт — аванс прирівнюється до доходу працівника.
Висновок
Відрядження — це не лише зустрічі та переговори, а ще й паперова робота. Якщо правильно оформити всі документи, жодних питань з боку податкової чи внутрішнього контролю не виникне.
Щоб спростити процес, компанії все частіше звертаються до професійних сервісів з організації відряджень — таких, як Hotels24.ua, які не лише знаходять оптимальні варіанти проживання, а й надають всі необхідні документи.
У 2025 році основні правила не змінились, але з професійними сервісами й цифровими рішеннями зробити все можна значно простіше.
Довірте організацію відряджень професіоналам — і вирушайте в поїздку без зайвого клопоту разом з Hotels24.ua. Ми подбаємо про все, щоб ви зосередилися на головному.